Największą oszczędność czasu zarządcy nieruchomości dają cztery funkcje oprogramowania: automatyczne rozliczenia mediów i opłat, elektroniczna obsługa zgłoszeń serwisowych, zautomatyzowana komunikacja z mieszkańcami oraz cyfrowy obieg dokumentów. Te cztery obszary pochłaniają najwięcej godzin w tradycyjnym, ręcznym modelu zarządzania nieruchomością, dlatego ich automatyzacja przekłada się na wymierną różnicę w codziennym grafiku pracy.

Jakie obowiązki zarządcy nieruchomości pochłaniają najwięcej czasu?

Najwięcej czasu zarządcy zabierają czynności powtarzalne, wykonywane ręcznie każdego miesiąca - naliczanie opłat, sporządzanie raportów oraz odpowiadanie na zgłoszenia mieszkańców. Praca zarządcy nieruchomości to w praktyce ogrom dokumentów, rachunków, telefonów, zgłoszeń o awariach, kontroli technicznych i planowanych remontów. Bez odpowiednich narzędzi każda z tych czynności wymaga osobnego działania - przepisania danych, wysłania pisma, zanotowania terminu w kalendarzu - a błąd w którymkolwiek z tych kroków oznacza dodatkową pracę przy poprawkach.

Odpowiednio dobrane oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami, takie jak Fliko, przejmuje te powtarzalne czynności i wykonuje je automatycznie w tle, bez konieczności ręcznego nadzoru nad każdym etapem. Rola zarządcy przesuwa się wtedy z osoby wykonującej każdą czynność krok po kroku na osobę nadzorującą cały proces i reagującą tylko tam, gdzie rzeczywiście potrzebna jest decyzja człowieka.

Ta zmiana ma znaczenie praktyczne szczególnie tam, gdzie zarządca obsługuje kilka nieruchomości jednocześnie. Czas zaoszczędzony na rozliczeniach czy odpisywaniu na zgłoszenia można wtedy przeznaczyć na kontakt z mieszkańcami, planowanie remontów albo rozwój portfela zarządzanych obiektów.

Które funkcje automatyzują rozliczenia i naliczanie opłat?

Rozliczenia i naliczanie opłat automatyzuje moduł, który samodzielnie oblicza wysokość zaliczek miesięcznych oraz rozlicza je na podstawie rzeczywistego zużycia mediów. System uwzględnia przy tym zmiany zachodzące w trakcie okresu rozliczeniowego - zmianę lokatora, wymianę licznika czy korektę stawki - bez konieczności ręcznego przeliczania każdej pozycji przez zarządcę.

Dobre oprogramowanie pozwala też zdefiniować własne algorytmy naliczeń, dopasowane do konkretnej wspólnoty czy budynku, i na tej podstawie generować dokumenty potrzebne w codziennej pracy:

• faktury sprzedaży i noty obciążeniowe,

• wezwania do zapłaty dla lokatorów zalegających z opłatami,

• raporty rozrachunków i zestawienia kosztów wspólnych,

• automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności.

Integracja z systemami finansowo-księgowymi eliminuje dodatkowo konieczność ręcznego przepisywania danych między programami. Zarządca wprowadza informacje raz, a system synchronizuje je automatycznie tam, gdzie są potrzebne, co ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z podwójnego wprowadzania tych samych danych.

Jak oprogramowanie skraca czas obsługi zgłoszeń i awarii?

Czas obsługi zgłoszeń i awarii skraca funkcja, która pozwala mieszkańcowi zgłosić usterkę bezpośrednio w aplikacji, zamiast dzwonić do biura zarządcy i czekać na oddzwonienie. Zgłoszenie trafia od razu do systemu wraz z opisem problemu, lokalizacją i - jeśli to możliwe - zdjęciem usterki, dzięki czemu zarządca nie musi ręcznie ustalać szczegółów podczas rozmowy telefonicznej.

System rozpoznaje rodzaj awarii i przydziela ją automatycznie do właściwego wykonawcy lub serwisanta, a mobilna aplikacja serwisanta pozwala potwierdzić wykonanie prac i dodać raport bezpośrednio z miejsca zdarzenia. Cały proces - od zgłoszenia usterki przez mieszkańca po zamknięcie zlecenia przez serwisanta - odbywa się w jednym systemie, bez papierowego obiegu dokumentów i ręcznego przekazywania informacji między działami.

Dzięki takiej automatyzacji czas reakcji na zgłoszenie może skrócić się nawet o 40 procent w porównaniu z modelem opartym na telefonach i notatkach papierowych. Znaczenie ma tu również wcześniejsza ewidencja infrastruktury budynku - jeśli system zna historię danej instalacji czy urządzenia, łatwiej zdiagnozować przyczynę awarii i skierować zgłoszenie do odpowiedniego specjalisty za pierwszym razem.

W jaki sposób automatyzacja usprawnia komunikację z mieszkańcami?

Komunikację z mieszkańcami usprawniają automatyczne powiadomienia SMS i e-mail, wysyłane bez udziału zarządcy przy każdym ważnym wydarzeniu - zebraniu wspólnoty, awarii, zbliżającym się terminie płatności czy głosowaniu nad uchwałą. Zarządca definiuje raz format wiadomości, a system sam wysyła je do odpowiedniej grupy odbiorców w odpowiednim momencie.

Panel lub aplikacja dla mieszkańca dodatkowo odciąża biuro zarządcy, ponieważ lokator ma tam dostęp do dokumentów, rozliczeń i historii swoich zgłoszeń bez potrzeby dzwonienia czy pisania maila w każdej drobnej sprawie. Mieszkaniec może samodzielnie sprawdzić stan rozrachunków, pobrać potrzebne zaświadczenie albo wprowadzić aktualny odczyt licznika, co eliminuje po stronie zarządcy dużą część rutynowych zapytań telefonicznych i mailowych.

Efekt takiej zmiany widać najwyraźniej w liczbie kontaktów, jakie zarządca musi obsłużyć ręcznie każdego dnia. Im więcej spraw mieszkaniec załatwia samodzielnie w aplikacji, tym mniej czasu zarządca poświęca na powtarzanie tych samych informacji przez telefon.

Jak elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza obciążenie administracyjne?

Obciążenie administracyjne zmniejsza cyfrowa archiwizacja dokumentów, dzięki której uchwały, regulaminy, umowy i sprawozdania finansowe znajdują się w jednym, uporządkowanym miejscu zamiast w segregatorach rozłożonych po biurze. Wyszukanie konkretnego dokumentu zajmuje wtedy kilka sekund, a nie kilkanaście minut przeglądania papierowego archiwum.

Elektroniczny obieg dokumentów obejmuje zwykle:

• uchwały wspólnot mieszkaniowych wraz z historią głosowań,

• umowy z kontrahentami i dostawcami mediów,

• protokoły przeglądów technicznych i raporty z remontów,

• sprawozdania finansowe udostępniane mieszkańcom.

System na podstawie zgromadzonych danych generuje też raporty i zestawienia automatycznie, bez ręcznego przepisywania informacji z poszczególnych dokumentów do arkusza kalkulacyjnego. Rozwiązania oferowane w modelu SaaS, dostępne z każdego urządzenia i w pełni konfigurowalne pod kątem wizualnym, pozwalają dodatkowo zarządcy pracować zdalnie, bez konieczności fizycznej obecności w biurze przy każdej sprawie wymagającej dostępu do dokumentacji.

Najczęściej zadawane pytania o oprogramowanie dla zarządcy nieruchomości

Czy oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami sprawdzi się w małej wspólnocie?

Tak, większość systemów oferuje elastyczne modele rozliczania, na przykład opłatę zależną od liczby lokali, co czyni je dostępnymi także dla niewielkich wspólnot mieszkaniowych.

Ile czasu zajmuje wdrożenie takiego systemu?

Czas wdrożenia zależy od liczby lokali i zakresu funkcjonalności, ale w przypadku podstawowej konfiguracji trwa zwykle od kilku dni do kilku tygodni.

Czy mieszkańcy muszą instalować dodatkową aplikację?

W większości rozwiązań mieszkaniec korzysta z aplikacji mobilnej lub panelu w przeglądarce, jednak podstawowa komunikacja - powiadomienia SMS czy e-mail - działa również bez instalowania czegokolwiek.

Czy program integruje się z istniejącym systemem księgowym?

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami zwykle integruje się z popularnymi systemami finansowo-księgowymi przez API, co pozwala uniknąć ręcznego przepisywania danych między programami.