Krok 1. Przygotowanie umowy najmu nieruchomości

Podstawową formalnością podczas wynajmowania nieruchomości jest zawarcie umowy najmu pomiędzy wynajmującym a najemcą. Może być ona podpisana na czas określony lub nieokreślony (wybierana zwłaszcza przy najmie długoterminowym). Specjalną formą jest umowa najmu okazjonalnego zawierana w postaci aktu notarialnego, która daje wynajmującemu dodatkowe zabezpieczenie. Przykładowo, jeśli najemca nie będzie należycie wywiązywał się ze swoich obowiązków i będzie łamał warunki umowy, właściciel nieruchomości może szybko i bez konsekwencji ją rozwiązać.

W umowie najmu nieruchomości należy zawrzeć takie informacje jak:

• dane stron;
• opis przedmiotu najmu;
• czas trwania umowy;
• warunki płatności i rozliczeń;
• obowiązki i prawa stron;
• zakres odpowiedzialności najemcy i wynajmującego;
• zakazy i obostrzenia.

Dodatkowo w umowie musi znaleźć się data i miejsce jej zawarcia oraz podpisy obu stron.

Krok 2. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego

Mimo że nie jest to konieczne do legalnego wynajmu nieruchomości, warto spisać szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach – dla najemcy i właściciela. W takim dokumencie powinny się znaleźć informacje z odczytów liczników, opis stanu technicznego nieruchomości, lista wyposażenia, zdjęcia potwierdzające stan lokalu oraz podpisy obu stron. Taki protokół zapewnia większe bezpieczeństwo i spokój osobom zaangażowanym w wynajem nieruchomości i jest swego rodzaju zabezpieczeniem na wypadek konfliktów lub wyrządzonych szkód.

Krok 3. Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego

Na wynajmującym nieruchomość spoczywa obowiązek dopilnowania kwestii formalnych, w tym rozliczeń z urzędem skarbowym. Kiedy trzeba zgłosić umowę? Przede wszystkim wtedy, gdy jest to najem okazjonalny z dokumentem podpisanym u notariusza. Tradycyjnej umowy nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego, ale to nie zwalnia z obowiązku opłacania podatku od najmu.

Jak wygląda zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego? Należy je wykonać w ciągu 14 dni liczonych od dnia przekazania najemcy lokalu (nie od dnia podpisania umowy). We wniosku powinny się znaleźć dane najemcy i wynajmującego, daty podpisania umowy i przekazania lokalu najemcy, adres nieruchomości oraz odręczny podpis wnioskodawcy. Warto również dopytać w swoim urzędzie skarbowym, czy wymagane jest umieszczenie innych informacji oraz załączenie kopii umowy najmu okazjonalnego.

Krok 4. Rozliczenie podatku od najmu nieruchomości

Zarówno najem prywatny nieruchomości, jak i ten prowadzony w ramach działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu. Bez względu na to, czy umowa najmu wymaga, czy nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego, trzeba płacić podatek. Od 1 stycznia 2021 roku wynajem nieruchomości zarówno na gruncie prywatnym, jak i firmowym należy rozliczać zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych.

Stawki ryczałtowe podatku wynoszą:

• 8,5% dla przychodów do limitu 100 000 zł;
• 12,5% dla przychodów stanowiących nadwyżkę nad limit 100 000 zł.

Rozliczanie najmu prywatnego na zasadach ryczałtu wymaga opłacania podatku dochodowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, w którym uzyskano przychód. Należną kwotę należy przelewać na indywidualny mikrorachunek podatkowy tworzony dla każdego podatnika na podstawie jego numeru PESEL lub NIP. Należy również pamiętać, że przychód z najmu prywatnego nieruchomości podlega obowiązkowi złożenia na koniec roku podatkowego dodatkowego formularza deklaracji PIT-28.

Krok 5. Spełnienie pozostałych obowiązków właściciela nieruchomości

Najczęstsze błędy, które popełniają właściciele nieruchomości podczas jej wynajmu, to niezgłoszenie umowy do urzędu skarbowego oraz nieprawidłowe rozliczenie podatku. Jednak na wynajmującym spoczywa jeszcze obowiązek dotrzymywania warunków umowy. Jeśli je bezpodstawnie złamie, musi liczyć się z konsekwencjami. Ponadto właściciel musi przekazać najemcy informacje o stanie liczników i rachunkach, które będzie musiał regulować.

Warto również pomyśleć o zgłoszeniu najmu do ubezpieczenia. Wówczas można zawrzeć dwie odrębne polisy,  w których zabezpieczenie otrzymają dwie strony:

• właściciel na mury i elementy stałe,
• najemca na wszelkie ruchomości znajdujące się na terenie wynajmowanej nieruchomości.

Dobrą praktyką jest również rozszerzenie ubezpieczenia o takie dodatki, jak np. pakiet Home Assistance lub ochrona przed powodzią i zalaniem.

Wynajmując nieruchomość, czy to na gruncie prywatnym, czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej należy pilnować, by procedura ta odbyła się zgodnie z prawem i nikt nie podważył legalności takiego działania.